UFAPEC - Le nouveau guide des AP

Organiser notre AP

Gestion de l'argent ?

Souvent, une association a besoin de fonds afin d’organiser ses activités (conférences, activités, aides aux élèves, fêtes,…) ou d'améliorer l'environnement des enfants et parfois même afin d’assurer son fonctionnement (administration, frais de réunion,…) . L'AP gère donc des fonds et / ou recherche des soutiens financiers.

Un principe important à appliquer :

Il est essentiel d’être transparent en ce qui concerne les finances. Les parents

participeront plus facilement aux activités lucratives ou feront des dons dans la mesure où ils sont convaincu de la gestion efficace de ces ressources et qu’ils voient que les sommes sont utilisées pour l’amélioration du quotidien des élèves.
Il est donc nécessaire d’informer régulièrement les parents sur la comptabilité de l’AP.
 

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Un compte en banque pour l'AP

Ouvrir un compte en banque propre à l'association paraît utile dans bien des cas. Dissocier les fonds récoltés par les parents du compte de l'école, permet plus de clarté.

D'autre part, si l'AP souhaite financer des projets, il est logique que cela se fasse en collaboration avec la direction et le pouvoir organisateur (PO).

ATTENTION ! Certaines banques mettent des conditions de statuts à l'ouverture de compte pour les associations de fait. Cela ne doit pas être un frein, et l'UFAPEC peut officialiser votre existence si besoin.

Le rôle du trésorier
Si vous êtes une asbl...

Désigner un trésorier est obligatoire dans une asbl. Mais même dans une association de fait, le rôle de trésorier peut s'avérer in-dis-pen-sa-ble !
Ses fonctions seront les suivantes :

  • Gérer le compte de l’association
  • Enregistrer les rentrées et les sorties
  • Rechercher les sources de recettes (sponsors, activités lucratives,…)
  • Présenter comptes et budget lors de l’Assemblée Générale 

ATTENTION : prévoir que tout versement et retrait soient signés conjointement par le trésorier et une autre personne (par ex.: le président ou le secrétaire).
 

Ex. de plan comptable
Avoir une comptabilité en ordre !
ATTENTION aux contrôles...

Il faut savoir que votre école est soumise à divers contrôles qui ne portent pas exclusivement sur le compte du pouvoir organisateur (PO) mais également sur les ressources des «associations périphériques», dont l’association des parents.

Si l’école est contrôlée par un réviseur, celui-ci peut demander à ce que la comptabilité reflète l'ensemble des activités du PO, y compris les activité de l'AP en association de fait. En effet, les associations de fait n'ont pas de réelle personnalité juridique, or elles organisent des activités au sein de l'école et dégagent des ressources destinées à couvrir des besoins de l'école.

 La banque refusait d'ouvrir un compte au nom de l'AP car nous n'étions pas une ASBL. Grâce à l'UFAPEC, nous avons obtenu une légitimité car comme affilié, notre comité fait partie d'un mouvement plus large, étendu dans toute la Communauté française.
Aujourd'hui, nous avons notre compte, distinct de celui de l'école.


Témoignage de Pierre-Paul

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