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Une réunion réussie

Des réunions réussies donnent envie aux parents de revenir et de s'investir. Etre animateur et secrétaire de réunion ne s'improvisent pas.

Avant de convoquer l'AP à une réunion, posez-vous toujours la question suivante : cette réunion est-elle nécessaire ?

Attention au nombre de participants : plus le groupe est grand, plus les difficultés se multiplient !

Voici quelques pistes à suivre.

 

Réussir une réunion

Pour une bonne animation

Avant une réunion :
- Préparer son sujet : ordre du jour, durée, participants, convocation, local, matériel, collation 
Pendant la réunion :
- Accueillir les participants, les présenter, définir les objectifs de la réunion, l’ordre du jour, la durée, faire approuver le précédent rapport.
- Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer, éviter les apartés.
- Veiller à être clair et à synthétiser ce qui vient de se dire à intervalles réguliers.
- Suivre le fil conducteur.
- Chercher le consensus ou procéder au vote.
- Conclure et rappeler ce que chacun doit réaliser pour la prochaine réunion.
- Prévoir une ébauche d’ordre du jour pour la prochaine réunion et fixer une date.
Après la réunion :
- Distribuer le rapport de la réunion aux personnes concernées.
- Veiller à ce que soient mises en pratique les décisions.
 

Pour un bon compte-rendu

Le rapport contient habituellement :

• Nom du groupe qui se réunit.
• Occasion de la rencontre.
• Date et lieu.
• Noms des participants avec, éventuellement, la fonction ou le mandat de chacun, des personnes excusées, des absents.
• Ordre du jour ("O. J.") : thèmes essentiels et décisions prises (neutralité du rapporteur importante.
• Nom de l'animateur et du rapporteur.
 

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