UFAPEC - Le nouveau guide des AP

Comment conduire nos réunions?

Une réunion réussie

Des réunions réussies donnent envie aux parents de revenir et de s'investir. Etre animateur et secrétaire de réunion ne s'improvisent pas.

Avant de convoquer l'AP à une réunion, posez-vous toujours la question suivante : cette réunion est-elle nécessaire ?

Attention au nombre de participants : plus le groupe est grand, plus les difficultés se multiplient !

Voici quelques pistes à suivre.

 

Aller à la fiche précédente Aller à la fiche suivante

Réussir une réunion
Pour une bonne animation

Avant une réunion :
- Préparer son sujet : ordre du jour, durée, participants, convocation, local, matériel, collation 
Pendant la réunion :
- Accueillir les participants, les présenter, définir les objectifs de la réunion, l’ordre du jour, la durée, faire approuver le précédent rapport.
- Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer, éviter les apartés.
- Veiller à être clair et à synthétiser ce qui vient de se dire à intervalles réguliers.
- Suivre le fil conducteur.
- Chercher le consensus ou procéder au vote.
- Conclure et rappeler ce que chacun doit réaliser pour la prochaine réunion.
- Prévoir une ébauche d’ordre du jour pour la prochaine réunion et fixer une date.
Après la réunion :
- Distribuer le rapport de la réunion aux personnes concernées.
- Veiller à ce que soient mises en pratique les décisions.
 

Pour un bon compte-rendu

Le rapport contient habituellement :

• Nom du groupe qui se réunit.
• Occasion de la rencontre.
• Date et lieu.
• Noms des participants avec, éventuellement, la fonction ou le mandat de chacun, des personnes excusées, des absents.
• Ordre du jour ("O. J.") : thèmes essentiels et décisions prises (neutralité du rapporteur importante.
• Nom de l'animateur et du rapporteur.
 

 

Pour que nos réunions d’AP soient efficaces, j’ai remarqué qu’il fallait bien définir le but de chacune d’elles : informer, discuter, coordonner, motiver, consulter, former, inventer, ou négocier.
Les objectifs ainsi éclaircis, on peut mieux gérer le temps imparti, et aboutir au résultat souhaité.


Témoignage de Isabelle

Imprimer la fiche Imprimer la fiche complète