Adresse électronique de l'AP
La manière de gérer la réception des mails peut avoir un impact important sur la relation avec les parents, mais également entre les membres du comité, ceux du comité futur ou encore avec les autres acteurs de l’école.
Si vous créez vous même une adresse mail pour le comité de l'association, il faut respecter le RGPD (règlement de protection des données). Pour en savoir plus, lisez la fiche sur la collecte des adresse parentales (voir cadre bleu ci-dessous). ATTENTION si vous utilisez votre email privé à votre nom propre, ce sera plus difficile à transmettre quand vous quitterez cette fonction.
Transparence
L’adresse électronique de l’AP est l’équivalent d’une boîte postale dans laquelle les parents peuvent poster des messages à l’attention du comité de l’AP. La personne qui relève la boîte mail devra faire preuve de transparence et relayer ces messages au comité de l’AP le plus objectivement possible. Pas question de commencer des échanges à bâtons rompus avec le parent et de faire une question personnelle d’un conflit entre parents et direction. Il sortirait alors de son rôle…
Respect de la confidentialité et de la vie privée
Les membres du comité de l’AP qui sont mis au courant du contenu du courriel sont tenus au respect de la confidentialité ; pas question donc d’en parler à tort et à travers à des personnes non concernées. Dans le cadre de leur communication avec les acteurs de l’école, les membres du comité veilleront à ne pas envenimer la situation et à relayer l’information de la manière la plus objective et neutre possible. Il n’y a d’ailleurs souvent pas d’utilité à citer le nom du parent.
Une fois la question traitée, il est vivement conseillé d’effacer le courriel. Une boîte mail privilégiant un traitement confidentiel et respectueuse des droits des usagers est une boîte vide. Rappelons-nous le contenu de l’article 8 de la convention européenne des droits de l’homme : « Toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale, de son domicile et de sa correspondance. »
Messagerie de l'AP et plateforme numérique de l'école
Il arrive qu’une adresse mail soit créée pour l’AP par l’école via une plateforme numérique dit ENT (comme Smartschool, Klassroom, Team's, iT's et bien d’autres…). Si cela peut s’avérer utile pour établir un premier contact, n’utiliser que ce système de communication implique que l’école a le contrôle sur les communications et les mails. Il ne sera d’ailleurs peut-être pas possible de supprimer les mails reçus. La messagerie fonctionne en vase clos et il n’y a pas de listing possible des coordonnées des parents. Dans ce cas de figure, l’UFAPEC préconise donc que le premier contact se fasse via la plateforme de l’école pour ensuite passer sur une adresse privée créée pour et par l’association de parents.
Passation de flambeau
Il est fréquent que les boîtes mails soient transmises de main en main au fil des mandats. Que ce soit une adresse générée dans le cadre d’une plateforme gérée par l’école ou une adresse électronique privée, il est pertinent de procéder, au plus tard avant la passation du flambeau, à la suppression des mails afin de préserver le secret des communications passées.
