Une réunion réussie
Des réunions réussies donnent envie aux parents de revenir et de s'investir. Etre animateur ou secrétaire de réunion se prépare si vous n'en avez pas l'habitude.
Avant de convoquer le comité d'AP à une réunion, posez-vous toujours la question suivante : cette réunion est-elle nécessaire ?
Attention au nombre de participants : plus le groupe est grand, plus les difficultés se multiplient mais si le groupe est trop petit, il y a un risque d'essoufflement ou de tourner en rond !
Voici quelques pistes à suivre.
Pour une bonne animation
Avant une réunion :
- Préparer son sujet : ordre du jour, durée, participants, convocation, local, matériel, collation
Pendant la réunion :
- Accueillir les participants, les présenter, définir les objectifs de la réunion, l’ordre du jour, la durée, faire approuver le précédent rapport.
- Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer, éviter les apartés.
- Veiller à être clair et à synthétiser ce qui vient de se dire à intervalles réguliers.
- Suivre le fil conducteur.
- Chercher le consensus ou procéder au vote.
- Conclure et rappeler ce que chacun doit réaliser pour la prochaine réunion.
- Prévoir une ébauche d’ordre du jour pour la prochaine réunion et fixer une date.
Après la réunion :
- Distribuer le rapport de la réunion aux personnes concernées.
- Veiller à ce que soient mises en pratique les décisions.
Pour un bon compte-rendu
Le rapport contient habituellement :
- Le nom du groupe qui se réunit.
- Le sujet de la rencontre.
- La date et le lieu.
- Les noms des participants (avec éventuellement, la fonction ou le mandat de chacun), les personnes excusées, les absents.
- L'ordre du jour (OJ) : les thèmes essentiels et surtout les décisions prises (la neutralité du rapporteur importante).
- Qui s'est engagé à faire quoi et pour quand.
- Le nom de l'animateur et du rapporteur.
- La date de la prochaine réunion.