Organiser notre AP

L'AP a-t-elle le droit de collecter les coordonnées des parents ?

La loi sur la protection de la vie privée autorise la constitution de fichier par une association ou une ASBL afin de remplir une mission confiée par une loi ou un décret. 

Le décret Association de parents du 30/04/2009 octroie justement une mission

d’information et d’établissement de liens entre les parents et la communauté éducative. Donc dans ce cadre là, l’AP a le droit de constituer un fichier sous certaines conditions (voir ci-dessous). 

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Conditions à respecter :

Les données doivent être

  1. traitées loyalement et conformément à la loi.
  2. collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
    Par ex. Un membre ne peut pas utiliser ce fichier pour promouvoir son activité professionnelle ou politique.
  3. adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues.
  4. exactes et, si nécessaire, mises à jour.
  5. conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues.
    Par ex. Il est donc nécessaire de nettoyer le fichier chaque année, en supprimant les coordonnées des parents dont les enfants ont quitté l’école. 
  6. aucune personne ne peut être enregistrée sur la base d'informations obtenues de tiers sans qu’elle n’en ai été informée au préalable.
    Par ex. Si vous souhaitez obtenir les adresses des parents via la direction de l’école , il faut l’accord préalable des parents !
  7. les données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l'application d'une disposition légale ou réglementaire.
    Par ex. Pas question de transmettre le fichier. Si l'AP s'associe à d'autres pour un événement (Télévie, fête de la commune, action en partenariat, ...), c'est elle qui doit envoyer les invitations ou autres communications à ses membres.
Faut-il déclarer cette liste à la Commission vie privée ?

Normalement, tous les fichiers de données privées doivent être déclarés auprès de la commission de la protection de la vie privée (CPVP).

MAIS les données à caractère personnel recueillies et traitées par une fondation, une association ( donc une AP) ou toute autre organisme sans but lucratif (art. 56 AR) sont exemptés de cette obligation. 

L’AP peut-elle demander les adresses des parents au secrétariat de l’école ?

Ceci ne peut se faire qu’avec l’accord des intéressés. Ce qui veut dire que si vous demandez à l’école de récolter pour vous les adresses mail des parents lors de l’inscription, il faut que sur le formulaire de récolte des données, figure clairement la mention que les données seront transmises à l’AP et que le parent marque son accord…

Les mentions légales devant figurer sur le document sont reprises ici à côté.

Quelles mentions légales doivent figurer sur votre document de collecte des données des parents ?
Ce qui est souligné
  1. "Les traitements de données à caractère personnel sont soumis à la loi belge (Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel)."
  2. l’adresse de contact et le nom du responsable du fichier.
  3. Droit de regard et de rectification sans frais, des données les concernant:
    "Conformément à la loi, vous disposez d'un droit d'accès aux informations qui vous concernent ainsi qu'un droit de correction. Sur requête, vous avez donc la possibilité de connaître les données à caractère personnel vous concernant et de les corriger. Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse .... "
  4. La non rectification ou suppression de données d’un membre, à la demande expresse de celui-ci, constitue une violation de la loi vie privée.

  J'ai été fort surpris de recevoir une publicité nominative pour des stages de langues dans ma boîte aux lettres. En fait un membre de notre AP avait repris le fichier d'adresses des parents pour faire la pub de son école de langues privée. Nous avons eu une explication au sein de l'AP et la législation a été clairement rappelée ! Cela n'arrivera    plus.


Témoignage de Monsieur Dupuis

Qui fait quoi ? Des fonctions dans l'AP ?


Peu importe les titres !

Un secret de réussite : répartissez les tâches au sein de votre groupe ! Vous serez plus efficaces, et votre tâche allégée. Cela vous aidera à faire le lien avec les autres parents, et la direction préférera avoir un interlocuteur – parent clairement désigné.

De plus vos projets auront une chance d’être reconduits lorsque vous passerez la

main.

Si vous optez pour un comité...

Ce que l'on appelle "comité" est constitué par un groupe de parents restreint.
On peut répartir le travail au sein de ce comité en différentes fonctions, par exemple :


  • un président
  • un vice-président
  • un secrétaire
  • un trésorier
  • un chargé des relations avec l’UFAPEC
  • le porte–parole du Conseil de Participation
  • des parents délégués de classe ou de niveau
  • tout rôle qui vous semble utile, ou nécessaire
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Ce que prévoit le décret AP

Le Parlement de la Communauté française a voté un décret le 30 avril 2009, fixant un cadre légal pour les Associations de Parents.

Ce décret prévoit que la direction organise une assemblée générale avant le 1er novembre, en convoquant TOUS les parents d’élèves de l’école, afin de créer une association de parents si elle n’existe pas.

Ce décret « AP» prévoit au minimum 3 parents au sein du comité de l’AP. 

Le rôle du comité
  • Etre le moteur de l’association de parents, préparer les réunions du Comité, exécuter les décisions prises, gérer les affaires courantes.
  • Etablir un programme et calendrier des activités de l'année scolaire.
  • Diffuser la composition du comité auprès de tous les parents et les informer des conclusions de l'Assemblée Générale.
  • Se faire connaître auprès de la direction, du Pouvoir Organisateur, des enseignants, et du secrétariat UFAPEC.
  • Fixer éventuellement les statuts de l'AP.
  • Faire des propositions au Conseil de Participation
  • ...
PRESIDENT(E)
Les rôles possibles dans l'AP
  • anime l’association de parents
  • est à l’écoute des parents qu’il représente
  • est un porte-parole fidèle des avis et des décisions du comité de l’AP
  • communique toutes les informations utiles qu’il possède
  • partage les tâches et les responsabilités au sein du comité
  • élabore les « ordre du jour » des réunions (en accord avec le comité).
GROUPES DE TRAVAIL

Le comité de l’association de parents, incluant tous les parents actifs au sein de l’école, peut décider de créer des groupes de travail, ou cellules, qui constituent des sous-groupes de parents, qui travaillent sur des sujets bien précis, et qui se révèlent être souvent efficaces.

Voici quelques thèmes pouvant faire l’objet de groupes de travail.

  • comité des fêtes
  • informatique dans l’école
  • bibliothèque
  • ludothèque
  • accueil rentrée
  • conférences
  • sécurité aux abords de l’école
  • communication
  • marketing, financement
  • santé
  • réduction de la violence
  • liaison primaire-secondaire
  • langage et lecture
  • éducation au respect
  • orientation carrières


 

SECRETAIRE
Les rôles possibles dans l'AP
  • rédige les convocations
  • rend note lors des réunions des points essentiels
  • rédige les rapports de réunions
  • envoie les rapports aux personnes concernées
  • tient à jour les archives de l’association de parents
  • transmet à l’UFAPEC:

- le FCAP (formulaire de composition de l'association de parents) en début d’année scolaire mais aussi lors de toute modification au niveau du comité (changement d’adresse, par exemple);
- le ROI (règlement d'ordre intérieur) de l'association de parents;
- le rapport des activités de l’association de parents;
- le journal de son association de parents.

TRESORIER(E)
Les rôles possibles dans l'AP
  • gère les comptes de l’association de parents
  • enregistre les entrées et les sorties
  • recherche les sources de recettes (sponsors, activités lucratives, …)
  • organise le renouvellement des cotisations:
       - invitation à cotiser adressée à tous les parents de l’école
       - envoie à l’UFAPEC la liste complète des familles adhérant à l’UFAPEC
  • présente les comptes et budget lors de l’assemblée statutaire
  • rassemble les justificatifs pour la demande de subsides éventuels
PORTE-PAROLE DU CONSEIL DE PARTICIPATION
Les rôles possibles dans l'AP
  • assure un rôle de « transmission de l’information » entre le Conseil de Participation et l’association de parents et vice versa : propose des actions au Conseil suivant les orientations discutées en association de parents ou revient vers l'AP avec les questions soulevées au Conseil.
  • représente l’association de parents au Conseil de Participation, il ne parle pas en son nom propre mais au nom de l’ensemble des parents de l’école.
  • favorise aussi la transmission des informations du Conseil de Participation vers la fédération et l’UFAPEC.


 

CHARGE(E) DES RELATIONS AVEC L’UFAPEC
Les rôles possibles dans l'AP
  • assure un rôle de « relais » avec l’UFAPEC;
  • est à l’écoute des informations transmises et des actions entreprises par l’UFAPEC, et les fera connaître à son comité et à l’ensemble des parents;
  • dans le sens inverse, transmet également les informations de son association de parents vers l’UFAPEC - conférence, activités ouvertes à tous, avis ou problème général à relayer.


 

PARENT DELEGUE DE CLASSE OU DE NIVEAU
Les rôles possibles dans l'AP

 Un rôle d’animation

  • Il établit des contacts personnels avec les parents et favorise les contacts entre les parents et l’enseignant.
  • Il aide l’enseignant dans ses activités de classe (visite d’une ferme, atelier scientifique, visite d’une imprimerie…).
  • Il peut instaurer une entraide entre les enfants d’une même classe par le canal des parents (transmission de la matière vue en classe pour les enfants malades, résolution de problèmes de lift, carnet d’adresse pour les anniversaires…) et entre les parents (co-voiturage, …).
  • Il peut organiser des réunions de classe et organiser des débats sur des sujets divers : argent de poche, éducation sexuelle, autorité des parents, respect…
  • Le délégué de classe ne doit pas tout assumer seul. 

 Mon expérience de responsable d’AP depuis 5 ans m’a fait rencontrer beaucoup de parents qui ont peur de s’engager, craignent une structure trop rigide, qui leur prendrait trop de temps ou d’énergie. Notre AP fonctionne grâce à un bureau dynamique, qui est renouvelé chaque année, et qui est ouvert aux attentes des autres parents de l’école, par des rencontres informelles, mais aussi par des consultations régulières. Nous faisons souvent appel à des parents de manière ponctuelle. L’AP est un bouquet de talents en tout  genre ; c’est une belle expérience humaine …


Témoignage de Karl

 

Je suis déléguée de classe. J’ai organisé un souper de parents avec l’instituteur de la classe de Hugo, fin octobre : chacun a apporté un plat, et nous avons fait connaissance avec l’enseignant et presque tous les parents.
Je représente aussi les parents de la classe lors des réunions de l’association de parents. J’informe l’AP des préoccupations des parents de la classe. Mais j’évite d’être un bureau de réclamations individuelles.


Témoignage de Laurence

Une AP avec qui ?

TOUS les parents qui ont -au moins- un enfant inscrit dans l’école, sont par défaut, membres de l'association de parents. Lors d'une assemblée générale des parents, un comité est élu. C'est ce comité qui organisera les réunions et sera le moteur de l'AP. 

Il est essentiel que le comité communique à l'ensemble des parents, les projets, les questionnements, l'organisation de l'AP, etc. Il est donc souhaitable que les comptes-rendus des réunions de l’AP puissent être transmis à tous (voir quels cannaux de communication utiliser ?).

Comme le travail en partenariat est important, le comité peut décider que la direction (directeur(trice) ou/et sous-directeur (trice)) 

est invitée à certaines réunions de l’association de parents ou à une partie des réunions (1h en début de réunion en fonction des sujets qui sont abordés).

Le comité peut décider aussi d’inviter ponctuellement aux réunions de l’association de parents d'autres personnes :
- un ou des enseignants qui mettent en place un projet avec l'AP ou qui informent l'AP sur telle ou telle méthode pédagogique, ou autre.
- Un représentant du PO si nécessaire, pour un sujet qui intéresse les batiments, ou l’engagement du personnel de l’école, etc.
- Une personne extérieure, personne-ressource pour tel ou tel projet, …

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Parents, poussons la porte de l’école.
à distribuer, copier, modifier, ...

Connaissez-vous notre Association de parents (AP) ?
Pour informer les parents de votre école et regrouper les bonnes volontés !

Les membres du comité
Extrait du décret AP

 Décret Association de Parent du 30 avril 2009 - Article 4. § 1er

«Le Comité des parents est composé de trois membres au moins, élus au scrutin secret pour deux ans maximum, renouvelables, par et parmi les parents d’élèves membres de l’AP, réunis en assemblée générale.»


Dans notre AP, nous avons bien en tête que notre association n’est pas seulement un groupe d’amis, ce qui risquerait d’être trop peu représentatif.
C’est pourquoi nous envoyons systématiquement les invitations aux réunions de l’AP à TOUS les parents du secondaire.


Témoignage de John

Les clefs du succès?

Pour organiser au mieux l'Association de Parents, il faut savoir ce que l'on veut comme rôle au sein de l'école pour l'AP. Va-t-elle être un organe de réflexion? Va-t-elle organiser uniquement des fêtes? Va-t-elle jouer le rôle du secrétariat de l'école?

Notre expérience nous pousse à croire que les AP les plus vivantes sont celles qui

allient le côté festif à la réflexion. La convivialité a un rôle essentiel à jouer dans l'organisation de l'AP. Les parents auront envie de venir et de revenir aux réunions s'ils se sentent bien accueillis et s'ils y trouvent un intérêt. Les parents sont présents pour s'exprimer, pour être informés, pour se rencontrer mais surtout pour épauler leurs enfants.

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Comité des fêtes

Certaines AP désirent pousser l'aspect festif à un tel point qu'elles créent un "comité des fêtes" dont l'objectif est de prendre du plaisir à se rencontrer, à jouer, à festoyer. Ce comité est parfois indépendant de l'AP parfois intégré à l'AP.

 

Une recette savoureuse!

1. On vous propose en entrée un appel général à candidatures pour former le bureau de l’AP, histoire de mettre les parents en appétit. 

2. Le plat aura le goût de l’intérêt général des enfants et des jeunes.

3. Comme ingrédients qui plairont : des activités à contenu éducatif pour les parents, des assemblées générales, des réunions de parents par classe, des groupes de travail, des activités culturelles, des services d’entraide, des activités d’aide à l’école et aux enfants, des rencontres festives, … 

4. Pour que la « forme » du plat soit appréciée : un programme d’activités avec des objectifs, des moyens, une répartition des tâches, des délais, un calendrier. Des convocations, rapports de réunions, rapport annuel d’activités, contacts fréquents avec les autres parents, trésorerie propre, renouvellement, continuité d’action, règlement d’ordre intérieur, ...

5. Un dessert porte-parole : le groupe de parents actifs saisit les occasions pour informer, consulter, et susciter la participation du plus grand nombre possible de parents.

6. Cerise sur le gâteau : l’AP participe aux actions de notre mouvement parental : forums, consultations, et consulte nos publications UFAPEC.

 


 

 Les membres de notre AP sont heureux de remarquer que ce qu'ils ont pu exprimer en réunions a eu un effet et des retombées au sein de l'école. N'oubliez donc pas, en début de réunion, après un petit verre ou un sandwich, de donner un aperçu des résultats des actions ou interpellations des parents.


Témoignage de Mathilde

 

Dans notre association de parents, nous mettons l’accent sur les rencontres. Que l’on soit dans une fête ou une réflexion collective, nous essayons de faciliter l’intégration de tout parent, nouveau ou isolé. Surtout, nous tentons de mettre en valeur les talents de chaque parent !


Témoignage de Luc

 

Notre recette à nous ? Une franche collaboration avec tous les membres de la communauté éducative :
parents, enseignants, direction, PO, élèves, … toutes nos actions se font en partenariat.


Témoignage de Damiana

L'AP sera-t-elle une aide pour l'école ?

L'Association de Parents peut aider l'école de multiples manières: pour organiser une activité, pour informer et récolter l'avis des parents pour améliorer l'environnement scolaire des enfants, pour sensibiliser les parents à diverses problématiques, pour trouver des solutions ensemble.

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L'AP doit-elle être un ...secrétariat bis ?

Certaines AP acceptent de donner un coup de main administratif...d'autres refusent! Dans tous les cas, nous pouvons vous conseiller de ne pas vous limiter à jouer le rôle d'un "secrétariat bis"! En effet, les AP, cantonnées à ces tâches, sont progressivement démotivées. Il est par contre indispensable de sensibiliser les décideurs politiques afin qu'ils revalorisent le métier des directeurs et leur donnent les moyens humains et financiers d'être épaulés dans leur métier.

L'AP ...un véritable partenaire ?

Coiffer la casquette de partenaire de l'école est un geste ni banal, ni habituel: c'est encore un geste tout chaud, tout neuf, c'est une révolution car ni l'école ni les familles ne sont habituées à cette manière de faire. Devenir des partenaires de l'école, c'est franchir le pas de l'individuel vers le collectif, c'est passer du particulier au général: en participant de cette manière, les parents vont se préoccuper non seulement de leur enfant et de leur famille mais aussi de tous les autres enfants, des autres familles et de l'école toute entière.

Extrait de "Participation, mode d'emploi.

Pour une école parents a(d)mis" p24 

 

Une association de parents dans l’école permet qu’il n’y ait pas de langage univoque, qu’il y ait un retour de ce qui se dit et ce qui se vit. Elle permet aussi une réflexion et un échange entre l’école et les parents autour du projet éducatif : quel types de jeunes voulons-nous pour quelle société ? Une AP, dotée bien entendu de balises par rapport au rôle de chacun, est une richesse pour l’école grâce aux parents qui viennent d’univers professionnels différents, elle ouvre l’école sur le monde extérieur 


Témoignage de JM Mouton


Les directions sont envahies de papiers, les nouvelles circulaires s’accumulent sur nos bureaux et les tâches administratives nous détournent des réunions pédagogique avec les enseignants. L’AP est souvent bien accueillie auprès des directions quand les parents peuvent nous apporter une aide administrative et logistique comme par ex, une aide pour le site, pour le parc informatique, pour les listing, pour les répertoires,etc.


Témoignage de Didier

 

 

L'association de parents peut devenir une véritable aide car elle motive les parents à participer et à s'intéresser à la vie de l'école. Grâce à elle, parents et enseignants peuvent progressivement nouer des liens sains et sereins.


Témoignage de Maria

Choisit-on l'association de fait ou l'asbl ?

La plupart des associations de parents se constituent en associations de fait. En effet, constituer une asbl impose aux membres de l'AP de nombreuses contraintes...

L'UFAPEC vous conseille donc d'opter pour une association de fait car cette structure est suffisante pour remplir les missions de l'AP tout en ayant beaucoup

de souplesse dans son organisation.

Quelque soit ce choix, il vous faudra établir un cadre définissant les rôles et les limites de ce groupement ainsi que la durée des mandats et les procédures d'éléctions. Pour une association de fait, c'est un ROI (règlement d'ordre intérieur- voir la fiche), pour une asbl, ce sont des statuts. Ces statuts sont soumis, eux, à une série d'obligations légales.

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L'association de fait

L’association de fait offre un cadre suffisant pour réaliser les objectifs de l’association si les engagements financiers de celle-ci sont limités et/ou si l’association n’est pas propriétaire de biens immobiliers et n’a pas l’intention d’en acquérir.

Dans une association de fait, la responsabilité personnelle des administrateurs et des membres de l’association peut être engagée de manière « solidaire et indivisible »
La responsabilité des administrateurs se porte également sur leur patrimoine personnel.
Par exemple, lorsqu’une association de fait a engagé des frais très importants dans l’organisation d’un spectacle qui échoue lamentablement, les sommes dues peuvent être réclamées auprès de tous les membres. Il faut donc être prudent …

ASBL

L’asbl dispose d’une existence propre, distincte de celle des personnes physiques qui la composent. 

L’association devient une personnalité morale. Elle sera titulaire de droits et obligations propres, indépendants de ceux de ses membres. 
 
Une asbl étant une association ayant opté pour une forme légale, la loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002 lui impose un certain nombre de modalités (et donc des coûts*) à accomplir lors de la constitution et à respecter pour son fonctionnement (organisation, obligations comptables, publications au Moniteur, etc.).
 
Documents utiles : 

 

  • L’asbl. par le SFP (Service public fédéral) Justice. www.justice.belgium.be
  • Le nouveau régime comptable des petites associations par le SFP Justice.
  • Informations complémentaires auprès de Bernard Hubien, secrétaire général de l’UFAPEC, 010 42 00 50.
 
 
*157 € pour la création d’une asbl, 118 € pour  toute modification au Moniteur comme la démission ou l’arrivée d’un administrateur, un changement de statut, etc.
Spécificités de l'association de fait

L'association de fait est une entité:

  1. sans personnalité juridique propre
  2. composée d'au moins deux personnes, ne faisant pas partie de la même famille
  3. constituée sur une base volontaire et durable
  4. avec un but commun clairement défini
  5. sans intention de réaliser des gains au profit de ses membres
  6. et dans laquelle les membres n'ont aucun droit sur leur part des gains obtenus, ni aucun droit de récupération de l'apport qu'ils effectuent, que ce soient en cas de décès, d'émission, exclusion ou licenciement individuel, ou en cas de dissolution définitive de l'entité.
Quand une asbl s'impose-t-elle?

Une asbl s'impose si:

  1. les membres souhaitent protéger leur patrimoine personnel
  2. l'association doit conclure de nombreux contrats ayant des répercussions financières importantes
  3. l'association est contrainte ou souhaite devenir propriétaire de biens immobiliers
  4. l'association dispose de capitaux importants
  5. l'association souhaite obtenir une reconnaissance des subsides des autorités
  6. l'association veut engager du personnel
  7. l'association veut être autorisée à accepter des libéralités

 

Comment créer une Asbl ?
Brochure pratique

Constituer une Asbl. Un document du SPF Justice - 36 pages

 

Une asbl nous impose trop de contraintes. Les statuts, la liste des membres - et donc chaque modification au niveau du comité, les comptes annuels de l'association... doivent  être déposés au greffe du tribunal de commerce. De plus, certains actes et documents doivent être publiés par extrait, aux frais de l'ASBL, aux annexes du Moniteur belge. C'est pourquoi nous avons opté pour l'association de fait!


Témoignage de Tony

 La vente de fleurs et les quelques fêtes que nous organisons ne dépassent jamais les centaines d'euros,... et ces quelques bénéfices sont bien gérés. C'est pourquoi nous nous sommes organisés en "association de fait". Nous n'avions pas envie de nous surcharger de paperasses et d'obligations administratives.


Témoignage de Youri

 

Nous avons décidé de nous constituer en asbl car nous gérons tout de même des sommes importantes en organisant régulièrement des conférences et nous voulions une frontière stricte entre le patrimoine de l'association et celui des personnes physiques qui y sont actives.


Témoignage de Anne-Catherine

Comment élaborer notre règlement ? (ROI)

Il est vivement conseillé de rédiger un règlement d’ordre intérieur (ROI) de votre association des parents. Il permettra de définir clairement les rôles et les limites de ce groupement et de répartir les compétences et les responsabilités de chacune des instances. Le ROI définit aussi la durée des mandats et les procédures d'éléctions. Merci de nous envoyer une copie du ROI de votre AP.

Pour les AP établies en ASBL, la rédaction et la publication des statuts au

Moniteur belge est obligatoire.

Les structures d’une AP
Une AP se compose des structures suivantes:

  • l’assemblée générale réunit, au moins une fois par an, tous les parents de l’école, 
  • le comité regroupe les membres actifs de l’AP :  responsables (président, secrétaire,…), délégués de classes (ou de cycles, de niveaux…), les personnes actives, 
  • le bureau réunit généralement les principaux responsables de l’AP : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, etc. 

Bien entendu, d'autre type d'organisation sont possible.

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Extrait du décret AP
...sur les membres

Décret Association de Parent du 30 avril 2009 - Article 4. § 1er

«Le Comité des parents est composé de trois membres au moins, élus au scrutin secret pour deux ans maximum, renouvelables, par et parmi les parents d’élèves membres de l’AP, réunis en assemblée générale.»

Un exemple de ROI
Imprimez, copiez, modifiez... à vous de jouer !

Pour vous aider à modifier cet exemple de ROI, un outil d'assistance a été créé. Vous pouvez le télécharger ci-dessous.

ROI - Mode d'emploi
Outil d'assistance à la création de votre ROI

Voici un document d'aide et d'explications pour faciliter l'écriture ou la réécriture d'un Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) pour une Association de parents. Ce document expose les obligations comme les alternatives relatives à la conception d'un ROI d'AP.


Au début, l'Association de Parents partait dans tous les sens. Les enseignants étaient inquiets et trouvaient que les parents intervenaient de façon inappropriée.

Je leur ai proposé de faire une charte, une sorte de règlement d'ordre intérieur, à laquelle les membre de l'AP adhéraient. C'était beaucoup plus clair pour chacun et cela a rassuré tout le monde, y compris les parents eux-mêmes.


Témoignage de Mr Dubois

 

L’UFAPEC nous a proposé un texte-type de règlement d'AP. Notre ROI a été rédigé en s'inspirant de ce modèle. Nous y avons ajouté des adaptations, pour tenir compte au mieux de notre propre situation.


Témoignage de Paula R., responsable d’AP secondaire

Faut-il s'assurer ?

Assurance  responsabilité civile vis-à-vis de tiers et dommages corporels

Si votre AP est en ordre d'affiliation à l'UFAPEC, tous les volontaires repris dans nos fichiers sont couverts par l'assurance de l'UFAPEC en

  1. Responsabilité civile vis-à-vis de tiers, soit tout dommage survenu à un tiers causé par un volontaire dans le cadre d’une activité de l’AP. La victime devra établir clairement le lien entre le dommage subi et l’action du volontaire de l’UFAPEC.
  2. Dommages corporels, soit toute blessure survenue à un volontaire de l’UFAPEC dans le cadre d’une activité de l’AP ou sur le chemin ordinaire entre la maison et le lieu de l’activité.

Cette assurance couvre les volontaires pour l'année scolaire et vaut aussi bien pour une activité organisée par l'AP que pour les réunions du comité.

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Si l’évènement est organisé par l'école ?

Si les responsables de l’école organisent l’activité en collaboration avec l’AP, tous les participants sont couverts par l’assurance souscrite par l’école (assurance scolaire). Informez-vous auprès de la direction.

ATTENTION ! Si votre AP est une ASBL :
Conditions particulières

Si votre AP est une ASBL, il faut que ses statuts, publiés au Moniteur, mentionnent son appartenance à l’UFAPEC.

De plus l'UFAPEC doit être en possession de ces statuts. Dans le cas contraire, l’AP n’est pas couverte par l’assurance de l’UFAPEC.

Si on veut assurer plus de gens ?
Dans le cadre d'une activité exceptionnelle...

Pour des manifestations exceptionnelles (fancy-fair, tournois sportifs, fêtes,…) il est possible que des personnes tierces soient couvertes.

Pour ce faire, il faut demander une extension de l’assurance équivalente à € 0,29/ pers prévue. La liste des personnes attendues est établie et communiquée à l’UFAPEC avec une estimation de la durée de l’activité avant que celle-ci n’ait eu lieu.

Au lendemain de l’activité, il faut signaler le nombre de participants réels. La facture est ensuite établie sur cette base.

Comment être couverts pour la prochaine réunion ?
  • s'assurer que l’AP est en ordre d’affiliation auprès de l’UFAPEC. Modalités d'affiliation ici >>
  • garder une trace écrite de l’activité de l'AP (invitation, ordre du jour, compte-rendu des réunions avec les noms des participants,…) si l’assurance le demande.
  • que l’activité ai un lien clair avec le monde scolaire et les buts de l’UFAPEC. Par ex., une soirée lucrative au profit de CAP48 ou du Télévie ne rentre pas dans ce cadre.
Qui est couvert par l'assurance UFAPEC ?
un schéma vaut mieux qu'un long discours...

 


L’AP organise un cross à vélo durant le week-end. Doit-elle prendre une assurance particulière pour couvrir cette activité ?


Témoignage de Freddy

Gestion de l'argent ?

Souvent, une association a besoin de fonds afin d’organiser ses activités (conférences, activités, aides aux élèves, fêtes,…) ou d'améliorer l'environnement des enfants et parfois même afin d’assurer son fonctionnement (administration, frais de réunion,…) . L'AP gère donc des fonds et / ou recherche des soutiens financiers.

Un principe important à appliquer :

Il est essentiel d’être transparent en ce qui concerne les finances. Les parents

participeront plus facilement aux activités lucratives ou feront des dons dans la mesure où ils sont convaincu de la gestion efficace de ces ressources et qu’ils voient que les sommes sont utilisées pour l’amélioration du quotidien des élèves.
Il est donc nécessaire d’informer régulièrement les parents sur la comptabilité de l’AP.
 

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Un compte en banque pour l'AP

Ouvrir un compte en banque propre à l'association paraît utile dans bien des cas. Il est important de dissocier compte en banque de l'AP du compte de l'école, pour des questions de responsabilités et de suivi.

D'autre part, si l'AP souhaite financer des projets, il est logique que cela se fasse en collaboration avec la direction et le pouvoir organisateur (PO). N'oubliez pas de vous concerter avec les enseignants et la direction avant de vous lancer dans le financement d'un projet pour l'école/une classe !

Le compte de l'AP doit être ouvert au nom de l'AP et non pas à celui de l'école (qui a un statut d'Asbl, avec les responsabilités qui l'accompagne). Ce compte ne doit pas non plus être au nom d'une personne physique - un parent par exemple. Nous vous conseillons que le compte soit ouvert aux noms de 2 ou 3 mandataires de l'AP en association de fait.

ATTENTION ! Certaines banques mettent des conditions de statuts à l'ouverture de compte pour les associations de fait. Cela ne doit pas être un frein, et l'UFAPEC peut officialiser votre existence si besoin.

Le rôle du trésorier
Si vous êtes une asbl...

Désigner un trésorier est obligatoire dans une asbl. Mais même dans une association de fait, le rôle de trésorier peut s'avérer in-dis-pen-sa-ble !
Ses fonctions seront les suivantes :

  • Gérer le compte de l’association
  • Enregistrer les rentrées et les sorties
  • Rechercher les sources de recettes (sponsors, activités lucratives,…)
  • Présenter comptes et budget lors de l’Assemblée Générale 

ATTENTION : prévoir que tout versement et retrait soient signés conjointement par le trésorier et une autre personne (par ex.: le président ou le secrétaire).
 

Ex. de plan comptable

 La banque refusait d'ouvrir un compte au nom de l'AP car nous n'étions pas une ASBL. Grâce à l'UFAPEC, nous avons obtenu une légitimité car comme affilié, notre comité fait partie d'un mouvement plus large, étendu dans toute la Communauté française.
Aujourd'hui, nous avons notre compte, distinct de celui de l'école.


Témoignage de Mounir